Privacy Statement Stichting
Openbaar Basisonderwijs West-Brabant

Wij hechten bij Stichting OBO West-Brabant veel waarde aan de privacy en bescherming van persoonsgegevens van onze leerlingen, medewerkers en andere betrokkenen.  Stichting OBO West-Brabant is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. We willen daar dan ook veilig mee omgaan. In onze scholen en op het bestuurskantoor gaat een grote hoeveelheid aan informatie om, zo ook veel persoonsgegevens van leerlingen, ouders, medewerkers en andere betrokkenen. Om goed met deze gegevens om te gaan, verantwoorden wij ons aan de hand van de volgende principes:

1. Doel en doelbinding: waarom verwerken we persoonsgegevens en wat doen we met de gegevens?

Om goed en eigentijds onderwijs te kunnen bieden, leerlingen te begeleiden, leermiddelen te verschaffen en de continuïteit/kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering te kunnen waarborgen hebben we vanzelfsprekend (persoons)gegevens nodig van leerlingen, ouders en medewerkers. Deze gegevens worden voor bovenstaande doeleinden ook uitgewisseld met partners zoals de Overheid voor het aanvragen van bekostiging en ontwikkelaars van digitale leermiddelen om onze leerlingen te kunnen voorzien van eigentijdse leermiddelen.

Wij zijn een grote organisatie en verzamelen veel gegevens, het Privacy Statement zou onoverzichtelijk worden wanneer we alle verzamelde gegevens vermelden en toelichten. Welke gegevens wij precies verzamelen en uitwisselen en voor welke specifieke doeleinden en grondslagen staat omschreven in ons dataregister. Wij verzamelen o.a.:

• NAW-gegevens;
• Contactgegevens;
• BSN;
• Onderwijsresultaten;
• Absentiegegevens;
• Zorg- en begeleidingsgegevens;
• Personeelsgegevens;
• Financiële gegevens.

2. Grondslag: Mogen wij deze gegevens verwerken?

Voor de verwerking van persoonsgegevens hanteren wij uitsluitend een rechtmatige grondslag zoals benoemd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze grondslag kan per verwerking verschillen maar valt in ieder geval binnen de hieronder beschreven grondslagen:

• Gerechtvaardigd belang: Voor het verzorgen van onderwijs verwerken wij persoonsgegevens voornamelijk op basis van een wettelijke verplichting en de uitvoering van een taak van algemeen belang zoals vastgelegd in de onderwijswetgeving.
• Taak van algemeen belang: De verwerking is van belang voor de uitvoering van een publieke taak. Bijvoorbeeld: gegevens die nodig zijn om onderwijs te geven aan leerlingen.
  • Stichting Openbaar Basisonderwijs West-Brabant
  • Gastelseweg 142, 4705 RB, Roosendaal
  • Telefoon (0165) 548260 www.stichtingobo.nl.
• Wettelijke verplichting: De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Bijvoorbeeld: gegevens voor de uitvoering van de Belastingwet.
• Uitvoering van overeenkomst/contract: De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Het gaat dan uiteraard om een overeenkomst waarbij de betrokkene (de persoon waarvan de persoonsgegevens zijn) partij is. Bijvoorbeeld de gegevens die nodig zijn om een arbeidsovereenkomst te realiseren zoals een bankrekeningnummer ten behoeve van de uitbetaling van salaris.
• Expliciete toestemming: Gegevens mogen verwerkt worden op basis van vrijelijk gegeven, ondubbelzinnige toestemming voor een specifiek doel. Bijvoorbeeld een toestemmingsverklaring van ouders voor het publiceren van beeldmateriaal van leerlingen op het internet.
• Vitaal belang: Een vitaal belang is aan de orde wanneer een gegevensverwerking essentieel is voor iemands leven of gezondheid en die persoon niet om toestemming gevraagd kan worden. Bijvoorbeeld wanneer er acuut gevaar dreigt, maar iemand bewusteloos is of niet in staat is om toestemming te geven.

3. Dataminimalisatie: Verzamelen we niet te veel data?

We verzamelen uitsluitend gegevens die nodig zijn om het hierboven gestelde doel te bereiken. De bij ons aangeleverde informatie kan alleen worden ingezien en verwerkt door geautoriseerde medewerkers die betrokken zijn bij het desbetreffende proces. Dit is nader uitgewerkt in ons informatiebeveiligings- en privacy beleid. Ook zullen we gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Als gegevens niet meer nodig blijken voor de uitvoering van de gestelde doeleinden, de uitvoering van een wettelijke verplichting of een gegrond verzoek, worden alle gegevens vernietigd.

4. Transparantie en rechten: hebben we u voldoende geïnformeerd?

Wij willen u er graag op wijzen wat uw rechten zijn in relatie tot persoonsgegevens. Hieronder de belangrijkste:

• Recht op inzage van uw gegevens.
• Recht op correctie van uw gegevens.
• Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken.
• Recht om een klacht in te dienen bij de AP.
• Recht op verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken.
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering, oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
• Het recht om bezwaar te maken tegen een gegevensverwerking.

Wilt u een beroep doen op uw rechten? Neem dan contact op met het bestuurskantoor.

5. Data integriteit: zijn de verzamelde gegevens up-to-date en juist?

Wij zorgen er zo goed als mogelijk voor dat de door ons verzamelde gegevens up-to-date gehouden worden en geen fouten bevatten.

6. Informatiebeveiliging: hoe beschermen we de gegevens?

Wij treffen voor de bescherming van uw persoonsgegevens de juiste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Bij Stichting OBO West-Brabant:

• Hebben we een informatiebeveiligings- en privacy beleid.
• Investeren we structureel in bewustwording onder personeel.
• Sluiten we met externe partijen en partners overeenkomsten met bindende afspraken over informatie beveiliging en privacy.

We helpen onze scholen onder andere met:

• In kaart brengen van mogelijke risico’s met betrekking tot privacy- en informatiebeveiliging.
• Scholing op gebied van privacy.

De maatregelen die wij treffen om de privacy- en informatiebeveiliging te waarborgen staan nader omschreven in ons informatiebeveiligings- en privacy beleid en dataregister. Via deze weg hopen wij u voldoende geïnformeerd te hebben over hoe wij gegevens en privacy waarborgen in onze organisatie.

7. Welke bewaartermijn hanteren wij?

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarmee we de gegevens hebben verzameld en van eventuele wettelijke verplichtingen om gegevens een bepaalde termijn te bewaren.

• Gegevens van leerlingen en personeel verwijderen wij doorgaans twee jaar na uitschrijving cq. uitdiensttreding, tenzij de school zich moet houden aan (een langere) bewaartermijn uit de wet.
• De meeste gegevens die door de school worden verwerkt, worden dus twee jaar nadat de leerling is uitgeschreven vernietigd. Andere termijnen gelden voor administratieve gegevens zoals verzuim- en afwezigheidsregistratie, in- en uitschrijving, het door ouders ondertekende aanmeld-/inschrijvingsformulier en het eerder genoemde onderwijskundig rapport (telkens 5 jaar).
• Voor financiële, fiscale gegevens en voor bekostiging geldt een bewaartermijn van 7 jaar na verlaten van de school.
• Gegevens die de school verwerkt van medewerkers worden in de regel twee jaar na uitdiensttreding van de oud-medeweker vernietigd. Andere termijnen gelden voor loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen (5 jaar) en voor gegevens over burgerlijke staat, afstand woon- werkverkeer, salarisadministratie en afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden (7 jaar).
• Gegevens van sollicitanten, zoals cv’s, motivatie- of sollicitatiebrieven, correspondentie over de sollicitatie en eventuele gespreksverslagen, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk. Als een sollicitant niet wordt aangenomen, verwijderen wij deze gegevens uiterlijk 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Alleen als de sollicitant hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven, bewaren wij deze gegevens langer, tot maximaal 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure, zodat wij de sollicitant eventueel kunnen benaderen voor een toekomstige vacature. Als een sollicitant wordt aangenomen, nemen wij alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn op in het personeelsdossier. Voor die gegevens gelden vervolgens de bewaartermijnen die voor medewerkers van toepassing zijn.

Voor alle verwerkingen geldt dat wij periodiek toetsen of gegevens nog nodig zijn, en indien niet, tot vernietiging of anonimisering overgaan. In ons verwerkingsregister zijn de specifieke bewaartermijnen per verwerkingsactiviteit vastgelegd.

8. Ontvangers
8.1 Derden

In een aantal gevallen delen wij persoonsgegevens met andere verwerkingsverantwoordelijken (derden), zoals DUO, Gemeente (leerplicht) of de onderwijsinspectie. Wij delen gegevens alleen met derden als hier een grondslag voor is, dus als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een overeenkomst, voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of vanwege gerechtvaardigd belang. In overige gevallen, zal u om toestemming worden gevraagd. Wij delen alleen die gegevens die noodzakelijk zijn.

9. Verwerkers

Wij kunnen (commerciële) partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen of een leerlingadministratiesysteem. Dit verwerken vindt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van OBO West-Brabant plaats. Met deze verwerkers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens verwerkt worden, hoe lang ze verwerkt en bewaard worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

10. Contact

Mocht u behoefte hebben aan meer informatie of heeft u een klacht in relatie tot de omgang met persoonsgegevens, dan kunt u altijd contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting OBO West-Brabant: Niels Joosten te bereiken via: fg@privacyopschool.nl. Als u niet tevreden bent met de wijze waarop wij uw klacht hebben afgewikkeld, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien u contact op wilt nemen met het bestuurskantoor kunt u dit doen via 0165-548260 of info@stichtingobo.nl.

11. Wijzigingen

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 10 juni 2026.

Indien wij deze verklaring in de toekomst aanpassen, dan zullen we de gewijzigde verklaring op onze website publiceren, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen zijn gemaakt. Als sprake is van wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, dan doen wij ons best om die betrokkenen hierover ook direct te informeren.