Privacy Statement Stichting
Openbaar Basisonderwijs West-Brabant

Wij hechten bij Stichting OBO West-Brabant veel waarde aan de privacy en bescherming van persoonsgegevens van onze leerlingen, medewerkers en andere betrokkenen. We willen daar dan ook veilig mee omgaan. In onze scholen en op het bestuurskantoor gaat een grote hoeveelheid aan informatie om, zo ook veel persoonsgegevens van leerlingen, ouders, medewerkers en andere betrokkenen. Om goed met deze gegevens om te gaan, verantwoorden wij ons aan de hand van de volgende principes:

1. Doel en doelbinding: waarom verwerken we persoonsgegevens en wat doen we met de gegevens?

Om goed en eigentijds onderwijs te kunnen bieden, leerlingen te begeleiden, leermiddelen te verschaffen en de continuïteit/kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering te kunnen waarborgen hebben we vanzelfsprekend (persoons)gegevens nodig van leerlingen, ouders en medewerkers. Deze gegevens worden voor bovenstaande doeleinden ook uitgewisseld met partners zoals de Overheid voor het aanvragen van bekostiging en ontwikkelaars van digitale leermiddelen om onze leerlingen te kunnen voorzien van eigentijdse leermiddelen.

Wij zijn een grote organisatie en verzamelen veel gegevens, het Privacy Statement zou onoverzichtelijk worden wanneer we alle verzamelde gegevens vermelden en toelichten. Welke gegevens wij precies verzamelen en uitwisselen en voor welke specifieke doeleinden en grondslagen staat omschreven in ons dataregister. Het dataregister is op aanvraag ter inzage beschikbaar, zie hiervoor het kopje ‘contact’ onderaan het Privacy Statement.

2. Grondslag: Mogen wij deze gegevens verwerken?

Voor de verwerking van persoonsgegevens hanteren wij uitsluitend een rechtmatige grondslag zoals benoemd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze grondslag kan per verwerking verschillen maar valt in ieder geval binnen de hieronder beschreven grondslagen:

• Gerechtvaardigd belang: Wanneer een verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om onze bedrijfsactiviteiten te verrichten. Bijvoorbeeld voor het geven van onderwijs maar ook voor het onderhouden van een personeelsadministratie.
• Gemeenschappelijk belang: De verwerking is van belang voor de uitvoering van een publieke taak. Bijvoorbeeld: gegevens die nodig zijn om onderwijs te geven aan leerlingen. Stichting Openbaar Basisonderwijs West-Brabant Gastelseweg 142 4705 RB Roosendaal Telefoon (0165) 548260 www.stichtingobo.nl.
• Wettelijke verplichting: De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Bijvoorbeeld: gegevens voor de uitvoering van de Belastingwet. Maar ook: het voorzien in uitdagend en modern lesmateriaal en leermethodes volgens het Internationale Verdrag inzake de rechten van het kind.
• Uitvoering van overeenkomst/contract: De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Het gaat dan uiteraard om een overeenkomst waarbij de betrokkene (de persoon waarvan de persoonsgegevens zijn) partij is. Bijvoorbeeld de gegevens die nodig zijn om een arbeidsovereenkomst te realiseren zoals een bankrekeningnummer ten behoeve van de uitbetaling van salaris. • Expliciete toestemming. Gegevens mogen verwerkt worden op basis van vrijelijk gegeven, ondubbelzinnige toestemming voor een specifiek doel. Bijvoorbeeld een toestemmingsverklaring van ouders voor het publiceren van beeldmateriaal van leerlingen op het internet.
• Vitaal belang: Een vitaal belang is aan de orde wanneer een gegevensverwerking essentieel is voor iemands leven of gezondheid en die persoon niet om toestemming gevraagd kan worden. Bijvoorbeeld wanneer er acuut gevaar dreigt, maar iemand bewusteloos is of niet in staat is om toestemming te geven.

3. Dataminimalisatie: Verzamelen we niet te veel data?

We verzamelen uitsluitend gegevens die nodig zijn om het hierboven gestelde doel te bereiken. De bij ons aangeleverde informatie kan alleen worden ingezien en verwerkt door geautoriseerde personen die betrokken zijn bij het desbetreffende proces. Dit is nader uitgewerkt in ons informatiebeveiliging en privacy beleid. Ook zullen we gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Als gegevens niet meer nodig blijken voor de uitvoering van de gestelde doeleinden, de uitvoering van een wettelijke verplichting of een gegrond verzoek, worden alle gegevens vernietigd.

4. Transparantie en rechten: hebben we u voldoende geïnformeerd?

Wij willen u er graag op wijzen wat uw rechten zijn in relatie tot persoonsgegevens. Hieronder de belangrijkste:

• Recht op inzage van uw gegevens.
• Recht op correctie van uw gegevens.
• Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens.
• Recht op verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken.
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering, oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
• Het recht om bezwaar te maken tegen een gegevensverwerking.

Wilt u een beroep doen op uw rechten? Neem dan contact op met het bestuurskantoor.

5. Data integriteit: zijn de verzamelde gegevens up-to-date en juist?

Wij zorgen er zo goed als mogelijk voor dat de door ons verzamelde gegevens up-to-date gehouden worden en geen fouten bevatten.

6. Informatiebeveiliging: hoe beschermen we de gegevens?

Wij treffen voor de bescherming van uw persoonsgegevens de juiste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Bij Stichting OBO West-Brabant:

• Hebben we een informatiebeveiliging en privacy beleid.
• Investeren we structureel in bewustwording onder personeel.
• Sluiten we met externe partijen en partners overeenkomsten met bindende afspraken over informatie beveiliging en privacy.

We helpen onze scholen onder andere met:

• In kaart brengen van mogelijke risico’s met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging.
• Scholing op gebied van privacy.

De maatregelen die wij treffen om de privacy en informatiebeveiliging te waarborgen staan nader omschreven in ons informatiebeveiliging en privacy beleid en dataregister. Via deze weg hopen wij u voldoende geïnformeerd te hebben over hoe wij gegevens en privacy waarborgen in onze organisatie.

7. Bewaartermijn

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking, tenzij op basis van wet- en regelgeving een andere bewaartermijn geldt. De meeste gegevens die door de school worden verwerkt, worden 2 jaar nadat de leerling is uitgeschreven vernietigd. Andere termijnen gelden voor gegevens in de leerling administratie en – bij overgang naar een andere school – het onderwijskundig rapport (5 jaar). Voor gegevens die verband houden met het doorverwijzen van een leerling naar een school voor speciaal onderwijs geldt een bewaartermijn van 3 jaar.

8. Ontvangers

8.1 Derden

In een aantal gevallen delen wij persoonsgegevens met andere verwerkingsverantwoordelijken (derden), zoals DUO, Gemeente (leerplicht) of de onderwijsinspectie. Wij delen gegevens alleen met derden als hier een grondslag voor is, dus als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een overeenkomst, voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of vanwege gerechtvaardigd belang. In overige gevallen, zal u om toestemming worden gevraagd. Wij delen alleen die gegevens die noodzakelijk zijn.

9. Verwerkers

Wij kunnen (commerciële) partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen of een leerlingadministratiesysteem. Dit verwerken vindt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van OBO West-Brabant plaatst. Met deze verwerkers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens verwerkt worden, hoe lang ze verwerkt en bewaard worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Wanneer wij persoonsgegevens delen, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij hier aanvullende afspraken voor zijn gemaakt of maatregelen zijn genomen die ervoor zorgen dat de privacy van u en uw kind is gewaarborgd.

10. Contact

Mocht u behoefte hebben aan meer informatie of heeft u een klacht in relatie tot de omgang met persoonsgegevens, dan kunt u altijd contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting OBO West-Brabant: Niels Joosten te bereiken via: fg@privacyopschool.nl. Als u niet tevreden bent met de wijze waarop wij uw klacht hebben afgewikkeld, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien u contact op wilt nemen met het bestuurskantoor kunt u dit doen via 0165-548260 of info@stichtingobo.nl. 

11. Wijzigingen

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 12 november 2024.

Indien wij deze verklaring in de toekomst aanpassen, dan zullen we de gewijzigde verklaring op onze website publiceren, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen zijn gemaakt. Als sprake is van wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, dan doen wij ons best om die betrokkenen hierover ook direct te informeren.